De Organisatie-pagina in Learned

Wat is de Organisatie-pagina?

De Organisatie-pagina is een pagina in Learned waarmee je als Admin de formele hiërarchie van je organisatie kunt inrichten. Je brengt hier de structuur in kaart van landen, legale entiteiten, afdelingen en teams, en koppelt medewerkers aan de juiste eenheden.

Navigeren naar de Organisatie-pagina

Ga naar het instellingen-icoon rechtsboven in Learned. In het menu dat verschijnt, klik je onder Algemene instellingen op Organisatie.

Wat zie je op de Organisatie-pagina?

Je ziet een overzicht van alle organisatie-eenheden in een boomstructuur. De tabel heeft drie kolommen:

• Organisatie – de naam van de eenheid, met een icoon dat het type aangeeft.
• Aangemaakt – geeft aan of de eenheid handmatig is aangemaakt (Handmatig) of via een integratie is binnengekomen.
• Leden – het aantal medewerkers dat direct aan deze eenheid is gekoppeld.

Bovenaan staan een zoekbalk om snel een eenheid te vinden en een Toon filters-knop om te filteren. Met de pijlknop kun je de boomstructuur in één klik geheel inklappen of uitklappen.

Een nieuwe organisatie-eenheid aanmaken

Klik rechtsboven op de paarse knop + Nieuwe eenheid. Je kiest vervolgens uit vier typen eenheden:

Bij het aanmaken van een eenheid geef je deze een naam en koppel je deze aan de juiste bovenliggende eenheid. De holding is de Learned-omgeving waarin je bent ingelogd — deze hoef je niet zelf aan te maken. Daarbinnen bouw je stap voor stap de hiërarchie op:

Land → Dochterbedrijf (legale entiteit) → Afdeling → Team

Klik op Aanmaken om de eenheid op te slaan. De eenheid verschijnt direct in de boomstructuur.

Een eenheid bewerken, verplaatsen of verwijderen

Hover over een eenheid in de lijst en klik op de drie puntjes rechts. Je ziet de volgende opties:

• Bewerken – pas de naam of de bovenliggende eenheid aan.
• Medewerkers toewijzen – open het detailscherm om medewerkers aan deze eenheid te koppelen (zie hieronder).
• Verplaatsen – zet de eenheid op een andere plek in de hiërarchie.
• Verwijderen – verwijder de eenheid. Verwijderde eenheden verdwijnen niet definitief, maar komen terecht in de Prullenbak (te vinden in het instellingen-menu). Van daaruit kun je ze terugzetten.

Medewerkers toewijzen aan een eenheid

Klik op de naam van een eenheid of kies Medewerkers toewijzen via het drie-puntenmenu. Er opent een detailscherm met twee tabbladen:

• Toegewezen – medewerkers die direct aan deze eenheid zijn gekoppeld. Gebruik de paarse Toewijzen-knop rechtsbovenin om medewerkers toe te voegen.
• Alle verbonden medewerkers – alle medewerkers die verbonden zijn aan deze eenheid, inclusief medewerkers in onderliggende eenheden.

Je kunt de lijst filteren of doorzoeken via de zoekbalk en Toon filters. Via het prullenbak-icoon rechtsbovenin verwijder je de koppeling van een medewerker aan de eenheid.

Waarom is de Organisatie-pagina belangrijk voor evaluaties?

De relaties die je instelt via de Organisatie-pagina hebben direct invloed op hoe evaluaties werken in Learned.

Coaches valideren bij evaluaties
Wanneer een evaluatie wordt aangemaakt of gestart, controleert Learned of de toegewezen coach ook daadwerkelijk de leidinggevende is van de betreffende medewerker volgens de organisatiestructuur. Is die relatie niet correct ingesteld, dan kan de coach niet worden toegevoegd aan de evaluatie.

Zichtbaarheid van medewerkers bij evaluaties
Een coach ziet bij het aanmaken van een evaluatie alleen de medewerkers die aan hem of haar zijn gekoppeld via de organisatiestructuur. Als de structuur niet klopt, kan het zijn dat een coach de verkeerde medewerkers ziet — of helemaal niemand.

Directe rapporten vs. coaches
Binnen Learned zijn dit twee verschillende concepten. Een directe rapport is de formele leidinggevende van een medewerker, zoals ingesteld via de Organisatie-pagina. Een coach is iemand die een medewerker begeleidt, maar hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de formele leidinggevende. Bij het valideren van evaluaties gebruikt Learned de formele leidinggevende-relatie uit de Organisatie-pagina. Zorg er daarom voor dat de organisatiestructuur altijd actueel is — ontbrekende of verouderde relaties kunnen ertoe leiden dat evaluaties niet kunnen worden aangemaakt of dat coaches niet zichtbaar zijn.