Aanmaken van de Outlook add-in: inzichten doorsturen naar Learned

Met de Outlook add-in kunnen medewerkers een e-mail met één klik als inzicht doorsturen naar Learned — handig voor feedback, observaties of een mailtje dat je later terug wilt zien bij iemands profiel. Het enige wat daarvoor nodig is, is dat jij als beheerder de add-in eenmalig uitrolt. Daarna staat hij vanzelf klaar bij je collega's. 

Waar je even op moet letten voordat je begint

Een paar dingen moeten kloppen, anders loop je onderweg vast:

• Je hebt de juiste beheerdersrol nodig, namelijk Global Administrator (of Global Admin samen met Exchange Admin). Zonder die rol zie je Settings → Integrated apps in het admin center simpelweg niet staan.
• De mailboxen van je medewerkers moeten op Exchange Online draaien (de Microsoft 365-cloudmailboxen). Op on-premises of hybride mailboxen verschijnen Outlook add-ins niet, ook niet als ze in dezelfde tenant zitten.
• Het uploaden van custom apps moet aanstaan voor je tenant. Heeft jouw organisatie custom apps dichtgezet binnen Integrated apps? Zet dat dan eerst weer aan, anders kom je bij het uploaden niet verder.

Hoe stel je dit in?

Stap 1: Zet de e-mailintegratie aan in Learned

1. Log in op Learned via https://app.learned.io.
2. Ga naar Settings → Integrations.
3. Kijk of Email al onder Communications staat. Zo niet, klik dan op Add integration en voeg het toe.
4. Klik op Email om het venster te openen. Daar vind je de manifests die je zo nodig hebt.

Stap 2: Download het manifest

In datzelfde e-mailvenster (uit Stap 1) staan twee bestanden klaar:

• Learned-Outlook-add-in-manifest.xml (het classic manifest) — dit is degene die je nodig hebt.
• Learned-Outlook-add-in-manifest.zip (het unified manifest) — alleen als terugvaloptie.

Stap 3: Rol de add-in uit in het Microsoft 365 Admin Center

1. Ga naar https://admin.microsoft.com.
2. Klik op Settings → Integrated apps (in de linkernavigatie; misschien moet je eerst op Show all klikken).
3. Klik bovenaan de pagina op Upload custom apps.
4. Kies Upload manifest file en selecteer je Learned-Outlook-add-in-manifest.xml. (Je kunt ook "Provide link to manifest file" gebruiken als je het bestand ergens host, maar direct uploaden is het makkelijkst.)
5. Wijs de add-in toe. Kies voor deze eerste keer voor Just me of een kleine testgroep — dus nog even niet "Entire org". Zo kun je eerst rustig checken of alles werkt voordat je iedereen ermee lastigvalt.
   • Kies je voor een groep, controleer dan even of je testers daar ook echt lid van zijn. "Just me" geldt namelijk alleen voor jou, niet voor je collega's die meetesten.
6. Klik op Accept permissions en daarna op Finish deployment.
7. Controleer tot slot of de Status op "Deployed" staat (en niet op "Deploying" of pending) en of de app aan staat in de lijst met Integrated apps.

Stap 4: Even geduld: de add-in moet zich verspreiden

Na de uitrol pusht Microsoft de add-in op de achtergrond naar elke mailbox. Dat kost simpelweg tijd:

• Reken op maximaal 24 uur, en bij een allereerste uitrol vaak 6 uur of meer.
  
  

Stap 5: Hoe je collega's de add-in vinden en gebruiken

Belangrijk om te weten: de add-in verschijnt alleen als je een bericht aan het lezen bent. Hij staat dus niet op de werkbalk van je inbox en ook niet in de app-balk aan de linkerkant. Leg je collega's uit dat ze dit doen:

1. Open outlook.office.com (of nieuwe Outlook) en open een ontvangen e-mail.
2. Zoek in de werkbalk bovenaan het bericht naar de Learned-knop ("Open Learned Pane").
3. In Outlook op het web zit die knop vaak verstopt achter het "⋯ More apps" / "Apps"-menu bovenaan het geopende bericht. Klik daarop en je vindt hem.

Twijfel je of de add-in wel goed is aangekomen via jouw uitrol? Open dan Get Add-ins en kijk onder de tab "Admin Managed"  daar verschijnen de centraal uitgerolde add-ins. Staat hij daar wél, maar zie je hem niet op de ribbon? Dan is het echt alleen een kwestie van kijken in een geopende e-mail, onder dat "⋯ Apps"-menu.

Klaar om iedereen mee te laten doen?

Zodra je testers bevestigen dat alles werkt, ga je terug naar Settings → Integrated apps, open je de uitrol en zet je de toewijzing van je testgroep om naar Entire organization (of de groepen die je wilt). Ook nu geldt weer datzelfde geduld: reken op maximaal 24 uur voordat iedereen de add-in heeft.

De add-in later bijwerken of weghalen

• Bijwerken: brengt Learned een nieuwe versie van het manifest uit? Download dan de nieuwe Learned-Outlook-add-in-manifest.xml en ga naar Integrated apps → (de app) → Update. De verspreiding kost daarna opnieuw even tijd.
• Verwijderen: ga naar Integrated apps → (de app) → Remove. Na dezelfde verspreidingsperiode is de add-in bij iedereen weg.